El proceso de compra de bienes y servicios en una organización compromete a varias áreas, desde el colaborador que hace el requerimiento, pasando por un proceso de solicitud de cotizaciones, aprobación, evaluación y selección de proveedores, hasta la generación de la orden de compra, considerando que, en caso de que la empresa maneje presupuestos, estos valores deben estar debidamente autorizados. Posteriormente, se realiza la adquisición al proveedor seleccionado, quien debe facturar, hacer la entrega del bien o servicio y recibir su pago, previo a la generación de la contabilización y emisión de la retención correspondiente.
Este flujo de actividades involucra a varias personas de la empresa en diferentes departamentos, y en caso de no contar con una herramienta automatizada para gestionar todos los procesos, se generan varios problemas como:
- Duplicidad de actividades.
- Tiempos de respuesta más largos para todos los intervinientes.
- Falta de visibilidad en los procesos.
- Mayores costos.
- Propensión a errores que pueden generar pérdidas.
- Falta o escasez de información y reportes.
- Complicaciones para el proveedor al conocer el estado de sus pagos.
¿Cómo lograr un proceso de compras eficiente?
En Intermix, hemos desarrollado un Portal de Compras que se encuentra totalmente integrado con e-Bizness ERP para el manejo integral desde la requisición hasta la entrega y pago al proveedor.
e-Bizness ERP permite realizar la requisición de bienes y/o servicios los cuales pueden estar relacionados al presupuesto de la empresa, pasando por procesos de autorización según las políticas de la organización, recibiendo las ofertas de los proveedores, facilitando la selección y generando la orden de compra.
El proveedor cuenta con un portal externo para ingresar su factura desde un archivo XML debidamente autorizado en el SRI, pudiendo verificar el estado de su pago y la emisión de las retenciones, además, todo el proceso puede estar digitalizado. La factura ingresada viaja al área correspondiente para su revisión, aprobación, ingreso a bodega si es necesario – en caso de bienes – y posterior contabilización y pago.
Para aquellos proveedores que no pueden ingresar directamente la factura a través del Portal de Compras, estas pueden ser enviadas al mail institucional de recepción de facturas o pueden ser ingresadas por personal interno para consolidar todo el flujo de facturas de compra.
Adicionalmente, e-Bizness ERP, cuenta con la funcionalidad para el manejo de Contratos, que facilita el manejo de las relaciones comerciales tanto con clientes como con proveedores recurrentes, permitiendo el control de los servicios prestados tanto de cuotas fijas como variables, y se puede integrar al módulo de Gestión Documental, para manejar todo el flujo de procesos con documentación digitalizada y visible.
Todo este proceso, cuenta con reportes los cuales están disponibles tanto en el sistema, en el Portal de Compras y en nuestro módulo de Inteligencia de Negocios, para tomar decisiones estratégicas.
Puedes mejorar tu productividad
Implementar una solución integral como el Portal de Compras de Intermix no solo automatiza y optimiza el proceso de adquisición de bienes y servicios, sino que también garantiza una gestión eficiente y transparente en todas las etapas. Tu empresa podrá disfrutar de beneficios como la reducción de errores, ahorro de tiempo y recursos, y una mayor visibilidad y control sobre cada transacción.
Estas ventajas no solo mejoran la productividad interna, sino que también fortalecen las relaciones comerciales con proveedores al proporcionar una plataforma confiable y accesible.
Con el Portal de Compras de Intermix, llevamos la gestión de compras de tu empresa al siguiente nivel, impulsando el éxito sostenible y la competitividad en el mercado actual.
